Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn, hạch toán hàng bán bị trả lại

I. HỒ SƠ, CHỨNG TỪ TRẢ LẠI HÀNG

Theo quy định tại Điểm 2.8 Phụ lục 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn trường hợp người mua trả lại hàng như sau:

1. Người mua trả lại hàng là cá nhân

Người mua là cá nhân hoặc tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn, hai bên lập hồ sơ gồm:

➤ Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:

Khi trả lại hàng hóa, bên bán và cá nhân trả lại hàng cần:

• Lập biên bản ghi rõ các tiêu thức: loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa trả lại theo giá chưa có thuế, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng đã lập (bao gồm số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn);
• Nêu lý do trả lại hàng hóa và các thỏa thuận bồi thường (nếu có);
• Thu hồi hóa đơn đã lập hoặc lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

➤ Trường hợp trả lại 1 phần hàng hóa:

Xử lý tương tự như trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa, sau đó lập hóa đơn mới cho số hàng hóa không bị bên mua trả lại.

2. Người mua trả lại hàng là cơ sở kinh doanh

• Hai bên lập biên bản trả hàng tương tự trường hợp trên;
• Người mua xuất hóa đơn trả lại hàng (toàn bộ hoặc một phần tùy thuộc vào số lượng hàng trả lại).

Lưu ý: Ghi rõ trên hóa đơn lý do trả lại hàng.

Ví dụ 1: Ngày 15/12/2021, công ty Nhật Long mua 10 máy in Canon LPB2900, đơn giá: 5.000.000 đồng của công ty Gia Huy, 2 bên đã bàn giao hàng hóa và xuất hóa đơn. Nhưng đến ngày 18/12/2021, công ty Nhật Long phát hiện ra hàng bị lỗi, nên yêu cầu trả lại và công ty Gia Huy đã đồng ý. Khi trả lại hàng công ty Nhật Long xuất hóa đơn và ghi rõ lý do trả hàng.

II. HƯỚNG DẪN CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN, HẠCH TOÁN HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI

1. Quy định kỳ kê khai hóa đơn hàng bán bị trả lại

Hóa đơn trả lại xuất vào kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó, không thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ đã thực hiện bán hàng;

Ví dụ: Hóa đơn trả lại vào ngày 15/04/2021, thì thực hiện kê khai vào tháng 4 (nếu kê khai theo tháng) và kê khai quý 2 (nếu kê khai theo quý).

Trường hợp hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng phát sinh cùng kỳ kê khai và bên mua trả lại toàn bộ hàng với giá trị tương đương hóa đơn đã xuất thì đối với 2 hóa đơn (hóa đơn xuất bán và hóa đơn trả hàng), đơn vị không cần kê khai do 2 hóa đơn đã bù trừ với nhau.

2. Hướng dẫn cách kê khai và hạch toán thuế đối với bên bán

2.1. Cách kê khai thuế đối với bên bán

Hóa đơn trả hàng vào kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó;

Căn cứ vào thuế suất của hàng bị trả lại mà kê khai tương ứng vào các chỉ tiêu trên tờ khai 01/GTGT, từ đó lấy doanh thu và thuế suất trên chỉ tiêu đó trừ đi doanh thu và thuế suất của hàng bán bị trả lại:

• Không chịu thuế: chỉ tiêu 26;
• Thuế suất 0%: chỉ tiêu 29;
• Thuế suất 5%: chỉ tiêu 30, 31;
• Thuế suất 10%: chỉ tiêu 32, 33;
• Không tính thuế: chỉ tiêu 32a.

Ví dụ 2: Ngày 15/11/2021, công ty Gia Huy bán 10 máy in, tổng giá trị: 50.000.000 đồng, thuế GTGT 5.000.000 đồng cho công ty Nhật Long, công ty Nhật Huy đã phát hành hóa đơn và kê khai vào kỳ kê khai tháng 11.

Đến ngày 18/12/2021, bên mua phát hiện ra hàng bị lỗi, hai bên thống nhất trả lại toàn bộ đơn hàng. Bên mua đã xuất hóa đơn số 0000002, giá trị 50.000.000 đồng thuế GTGT 5.000.000 đồng.

➥ Khi nhận được hóa đơn 0000002, công ty Gia Huy thực hiện kê khai vào kỳ kê khai tháng 1. Đơn vị ghi âm trên bảng kê bán ra tháng 12 lưu tại công ty: giảm doanh thu trên chỉ tiêu [32] số tiền 50.000.000 đồng và thuế GTGT trên chỉ tiêu [33] số tiền 5.000.000 đồng.

2.2. Cách hạch toán thuế đối với bên bán

• Đối với trường hợp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT/-BTC:

Nợ TK 5212: giá trị hàng bị trả lại;

Nợ 3331: thuế GTGT hàng bán bị trả lại;

Có TK 131/111/112: số tiền hàng bán bị trả lại.

>> Cuối kỳ kết chuyển:

Nợ TK 511: giá trị hàng bán bị trả lại;

Có TK 5212: giá trị hàng bán bị trả lại.

• Đối với trường hợp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 511: giá trị hàng bị trả lại;

Nợ 3331: thuế GTGT hàng bán bị trả lại;

Có TK 131/111/112: số tiền hàng bán bị trả lại.

Lưu ý:

Trường hợp người bán đã ghi nhận giá vốn thì khi nhận được hàng bị trả lại công ty hạch toán như sau:

Nợ 156: giá vốn của hàng bán bị trả lại;

Có TK 632: giá vốn của hàng bán bị trả lại.

3. Hướng dẫn cách kê khai và hạch toán thuế đối với bên mua

3.1. Cách kê khai thuế đối với bên mua

➤ Lấy giá trị và thuế suất của hàng mua trong kỳ trừ đi giá trị và thuế suất của hàng bị trả lại:

• Chỉ tiêu 23 = Giá trị hàng mua trong kỳ – Giá trị hàng bị trả lại;
• Chỉ tiêu 24 = Thuế GTGT hàng mua trong kỳ – Thuế GTGT hàng bị trả lại;
• Chỉ tiêu 25 = Thuế GTGT hàng mua được khấu trừ trong kỳ – Thuế GTGT hàng bị trả lại.

Ví dụ 3: Cùng trường hợp ví dụ 2. Đến ngày 18/12/2021, khi xuất hóa đơn trả hàng số 0000002, giá trị 50.000.000 đồng với thuế GTGT 5.000.000 đồng, bên mua thực hiện ghi âm trên bảng kê mua vào tháng 12 ➥ Trên tờ khai 01/GTGT, giảm chỉ tiêu [23] 50.000.000 đồng, giảm chỉ tiêu [24], [25] 5.000.000 đồng.

3.2. Cách hạch toán thuế đối với bên mua

Khi trả lại hàng, bên mua hạch toán như sau:

Nợ TK 331/111/112: tổng giá trị hàng bị trả lại;

Có TK 156/152/211…: giá trị hàng bị trả lại;

Có TK 133: Thuế GTGT của hàng bị trả lại.